Битрикс24 для рекламного агентства: как перестать тушить пожары и начать управлять

Клиент пишет: «Где отчёт по прошлому месяцу?» Менеджер открывает почту, таблицы, Telegram — находит три версии файла. Непонятно, какая актуальная. Пока разбирается, клиент уже недоволен. В рекламном агентстве это не разовая ситуация — это структурная проблема, когда клиенты, задачи и документы живут в разных местах одновременно.

Что агентство теряет без единой системы

Каждый уход менеджера — это риск: контекст по клиентам жил у него в голове и в личных переписках. Новый сотрудник начинает почти с нуля, клиент это чувствует.

Контроль дедлайнов по 15 клиентам вручную — это таблица в Excel, которую никто не обновляет. И аналитика, которая должна отвечать на вопрос «почему клиент ушёл», тоже отсутствует — нет данных.

CRM для агентства: воронка до договора

Новый лид

Запрос с сайта, входящий звонок, рекомендация — создаёт сделку автоматически. Менеджер получает задачу «Квалифицировать». Источник фиксируется: откуда пришёл клиент, по какому запросу.

Брифинг и КП

Бриф клиента хранится в карточке, а не в почте. КП отправляется из CRM — видно, когда клиент его открыл. Follow-up в нужный момент, а не «ну он же ещё не ответил».

Переговоры и договор

Все правки, версии КП и возражения — в хронологии карточки. При передаче новому менеджеру контекст не теряется: 5 минут на прочтение — и он в теме.

Управление проектами после старта

Каждый клиент — отдельный проект с задачами, ответственными и дедлайнами. Для повторяющихся типов работ — шаблоны: запускаете SMM-сопровождение — проект разворачивается по шаблону за минуту.

При завершении этапа клиенту уходит уведомление — не нужно каждый раз напоминать команде «напишите заказчику».

Контроль нескольких клиентов одновременно

Руководитель видит сводку по всем проектам: у кого горит дедлайн, кто перегружен, кто простаивает. Просроченные задачи подсвечиваются — без ручного мониторинга.

Время на задачи фиксируется. Это основа для анализа рентабельности: сколько часов реально уходит на клиента vs что было в смете. Убыточные проекты становятся видны до следующего квартала.

Удержание и пролонгация

За 2 недели до окончания контракта — автоматическая задача «Обсудить пролонгацию». Не нужно помнить, когда у кого заканчивается договор.

История работы с клиентом — результаты кампаний, отчёты, обратная связь — в одной карточке. На встрече по пролонгации менеджер говорит о конкретных цифрах, а не пересказывает по памяти.

Часто задаваемые вопросы

Как не терять клиентов при смене менеджера?

Вся история — брифы, КП, переписка, отчёты — в карточке. Новый менеджер входит в контекст за 5 минут. Клиент не замечает смены.

Можно ли вести 20+ клиентов без путаницы?

Да. Каждый клиент — отдельный проект. Шаблоны проектов ускоряют старт. Руководитель видит сводку по всем проектам в одном экране.

Как настроить контроль дедлайнов?

Дедлайн — обязательное поле задачи. Просроченные задачи подсвечиваются. Автоматические уведомления исполнителям — за нужное количество дней до срока.